دعوة عرس واتساب: كيف ترسلونها بلباقة مع رسائل جاهزة

إرسال دعوة الزفاف على الواتساب صار الطريقة الأسرع للوصول إلى كل المعازيم، لكن طريقة الإرسال تترك أثراً في نفوسهم لا يقل عن تصميم الدعوة نفسها. القاعدة باختصار: أرسلوا رابط الدعوة في رسالة شخصية قصيرة، باسم الضيف قدر الإمكان، قبل الحفل بثلاثة إلى أربعة أسابيع، ثم ذكّروا من لم يرد مرة واحدة قبل آخر موعد لتأكيد الحضور. وفي هذا الدليل تفاصيل كل خطوة، مع رسائل جاهزة تنسخونها وتعدّلونها.

الرسالة التي ترافق رابط الدعوة

الرابط وحده بلا كلمة يبدو بارداً، والرسالة الطويلة لا يكملها أحد. الرسالة الجيدة تجمع خمسة أشياء في سطرين أو ثلاثة:

• تحية باسم الشخص، أو باللقب الذي يناديه به الجميع مثل «عمّي» أو «خالتي».
• من أنتم، إن لم يكن رقمكم محفوظاً عنده.
• الدعوة نفسها بجملة دافئة.
• رابط الدعوة.
• طلب لطيف لتأكيد الحضور.

هذه ثلاث رسائل جاهزة، والأسماء والتواريخ فيها للمثال:

مساء الخير خالتي أم سامي، يشرّفنا حضوركم حفل زفاف أحمد وليان يوم الجمعة 13 أغسطس. هذه الدعوة وفيها موقع القاعة، ونرجو أن تؤكدوا حضوركم منها حين يناسبكم.

أهلاً بكم، أخيراً جاء اليوم الذي انتظرناه! زفافي يوم الجمعة 13 أغسطس، وفرحتي لا تكتمل بدونكم. كل التفاصيل في الرابط، وأكّدوا حضوركم منه.

تحية طيبة للجميع، يسعدني أن أدعوكم لحفل زفافي يوم الجمعة 13 أغسطس في قاعة الياسمين. الموعد والمكان وزر تأكيد الحضور في الرابط، وشكراً لكم.

وحين ترسلون رابط دعوة إلكترونية من عَدِن، يعرض واتساب تحته بطاقة فيها عنوان الدعوة وصورة الغلاف ونص قصير تكتبونه أنتم قبل النشر، فاجعلوا نص البطاقة مكمّلاً لرسالتكم لا تكراراً لها.

رسالة شخصية أم قائمة بث أم مجموعة؟

الرسائل الشخصية: الأنسب لكبار العائلة والمقرّبين

الرسالة الفردية تأخذ وقتاً أطول، لكنها الأقرب إلى روح الزيارة والاتصال الذي اعتاده الكبار. وزّعوا المهمة على العائلة: الأب يرسل لأقاربه ومعارفه، والأم لأقاربها وصديقاتها، والعروسان لأصدقائهما وزملائهما. هكذا تصل كل دعوة من الشخص الأقرب إلى المدعو.

قوائم البث: وقت أقل وخصوصية محفوظة

قائمة البث في واتساب ترسل الرسالة لكل شخص على حدة، فتصله في محادثة خاصة ولا يرى أحد أسماء الآخرين أو أرقامهم. انتبهوا إلى أمرين: رسالة البث لا تصل إلا لمن حفظ رقمكم في هاتفه، ولا يمكن أن تحمل اسم كل شخص. لذلك اكتبوا لها نصاً عاماً لطيفاً، وقسّموا القوائم حسب الفئة: الأقارب، والأصدقاء، وزملاء العمل، وأرسلوا رسالة شخصية لمن تعرفون أنه لم يحفظ رقمكم.

المجموعات: تجنّبوا إنشاء مجموعة للدعوة

إنشاء مجموعة جديدة لإرسال الدعوة يكشف أرقام الضيوف لبعضهم، ويفتح باباً لسيل من التهاني والردود والأسئلة يزعج الجميع. أما مجموعة العائلة الموجودة أصلاً، فلا بأس أن تُستعمل للتذكير، على أن تصل الدعوة الأساسية لكل شخص في رسالته الخاصة.

متى ترسلون الدعوة؟

• الضيوف المحليون: قبل الحفل بثلاثة إلى أربعة أسابيع، فهذا وقت كافٍ لترتيب المواعيد، وقريب بما يكفي كي لا تُنسى الدعوة.
• الضيوف المسافرون أو المقيمون في الخارج: أبكر بكثير، ومن الأفضل أن تسبق الدعوة رسالة «احجزوا الموعد».
• ساعة الإرسال: اختاروا وقتاً معقولاً من النهار أو أول المساء، وتجنّبوا الساعات المتأخرة من الليل والصباح الباكر.
• التوزيع: لا تحاولوا الإرسال للجميع في جلسة واحدة. وزّعوه على يوم أو يومين كي تتمكنوا من الرد على من يرد عليكم بالتهنئة.

تفاصيل التوقيت لكل مرحلة، من أول إعلان حتى رسالة الشكر، في مقال متى ترسلون دعوة العرس.

كبار العائلة ومن لا يتعامل مع التقنية

الدعوة الإلكترونية لا تعني أن تتركوا الكبار وحدهم أمام رابط لا يعرفون ماذا يفعلون به. جرّبوا هذه الطرق:

• اتصلوا أولاً: مكالمة قصيرة تقولون فيها «أرسلنا لكم الدعوة على واتساب» تجمع بين الاحترام والسهولة.
• أرسلوا رسالة صوتية: بعض الكبار يرتاحون للصوت أكثر من القراءة، فسجّلوا دعوة قصيرة بأصواتكم مع الرابط.
• استعينوا بالأبناء والأحفاد: أرسلوا الدعوة لابن أو ابنة، واطلبوا منهم أن يعرضوها على الوالدين وأن يؤكدوا الحضور عنهم.
• طمئنوهم: الدعوة تُفتح من الرابط مباشرة على أي هاتف، بلا تحميل أي تطبيق.

ومن لوحة «الرابط» في عَدِن تقدرون أن تصنعوا رابطاً باسم ضيف معيّن، فترحّب به الدعوة باسمه ويُكتب اسمه تلقائياً في خانة تأكيد الحضور، وهي لمسة شخصية جميلة لكبار العائلة. وإن كان بينهم من لا يستعمل الهاتف الذكي أصلاً، فالبطاقة الورقية باليد ما زالت الحل الأنسب له، وقد كتبنا عن ذلك في مقارنة الدعوة الإلكترونية والورقية.

التذكير بلا إزعاج

رسالة تذكير واحدة تكفي، قبل آخر موعد لتأكيد الحضور بأيام، ويُفضّل أن تكون لمن لم يرد بعد. أما من أكّد حضوره، فتصله رسالة قصيرة يوم الحفل فيها الموقع والساعة.

تذكير لطيف: زفاف أحمد وليان يوم الجمعة 13 أغسطس إن شاء الله. إن لم تؤكدوا حضوركم بعد، يسعدنا ردّكم من رابط الدعوة نفسه.

صباح الخير، نلتقي الليلة في قاعة الياسمين عند الساعة السابعة. موقع القاعة على الخريطة في رابط الدعوة، وننتظركم.

تجنّبوا فوضى إعادة التوجيه

رابط الدعوة واحد لكل الضيوف، وهذا يسهّل الإرسال، لكنه يعني أن الرابط قد ينتقل من هاتف إلى آخر. بعض العائلات لا تمانع ذلك، وبعضها تريد أن تعرف بالضبط من سيحضر. إن كنتم من الفئة الثانية:

• اذكروا في الرسالة من تشمله الدعوة بوضوح، مثل «الدعوة لكم ولأفراد العائلة» أو «الدعوة لشخصين».
• أضيفوا طلباً مهذباً في آخر الرسالة، مثل الجملة التالية.
• اطلبوا عدد المرافقين في تأكيد الحضور، فهو يكشف لكم مبكراً إن كان العدد أكبر مما توقعتم.

الدعوة خاصة بكم، فنرجو عدم إعادة إرسالها، ويسعدنا أن تؤكدوا حضوركم وعدد المرافقين من الرابط.

أما المناسبات الأكثر خصوصية مثل جبلة الحنّة، فيمكن أن تكون الدعوة بلا صور وبكلمة سر للرابط، وتجدون التفاصيل في صفحة دعوة جبلة الحنّة.

وإن لم تجهّزوا دعوتكم بعد، ففي دعوة الزفاف الإلكترونية من عَدِن رابط واحد لكل ضيوفكم بلا حد لعددهم، مع لوحة تعرض أسماء من أكّد حضوره وعدد مرافقيه، وأي تعديل بعد الإرسال يظهر بنفس الرابط دون إعادة إرسال.